Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez BIURO RACHUNKOWE ALICJA ŚWIDERSKA, prowadzone w formie jednoosobowej działalności gospodarczej.

Administratorem danych osobowych jest:

BIURO RACHUNKOWE ALICJA ŚWIDERSKA
adres: Gutkowo 24A, 11-041 Gutkowo
NIP: 7393088402
REGON: 510938906
e-mail: kontakt@onlineksiegowa.pl
telefon: 604 530 340
strona internetowa: https://onlineksiegowa.pl/

Dalej Administrator może być określany jako: „Biuro”, „Administrator” lub „my”.

Dbamy o prywatność osób korzystających z naszych usług oraz odwiedzających stronę internetową. Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679, czyli RODO.

2. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

e-mail: kontakt@onlineksiegowa.pl
telefon: 604 530 340
adres korespondencyjny: Gutkowo 24A, 11-041 Gutkowo

W Biurze nie został powołany Inspektor Ochrony Danych. Sprawami ochrony danych osobowych zajmuje się właściciel Biura.

3. Zakres działalności Biura

Biuro świadczy usługi rachunkowe, księgowe, podatkowe oraz kadrowo-płacowe dla klientów z Polski.

W szczególności Biuro może świadczyć następujące usługi:

• prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
• prowadzenie ewidencji ryczałtowej,
• prowadzenie rejestrów VAT zakupów i sprzedaży,
• rozliczenia VAT, w tym rozliczenia VAT rolnika,
• ewidencja środków trwałych,
• rozliczenia ZUS,
• obsługa kadrowo-płacowa,
• przygotowywanie list płac, umów, świadectw pracy i dokumentacji kadrowej,
• prowadzenie rozliczeń podatkowych z Urzędem Skarbowym,
• sporządzanie i wysyłka deklaracji do US i ZUS,
• sporządzanie zeznań podatkowych i sprawozdań rocznych,
• przygotowywanie zestawień controllingowych według ustaleń z klientem,
• bieżące informowanie o wysokości podatków i składek,
• kontakt z US i ZUS w imieniu klienta,
• pomoc przy wejściu do KSeF,
• pomoc przy zakładaniu działalności gospodarczej.

4. Jakie dane osobowe przetwarzamy

W związku ze świadczeniem usług oraz obsługą strony internetowej możemy przetwarzać różne kategorie danych osobowych, zależnie od celu kontaktu lub zakresu współpracy.

Możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• nazwę firmy,
• adres zamieszkania, siedziby lub prowadzenia działalności,
• NIP,
• REGON,
• PESEL,
• dane kontaktowe, w tym adres e-mail i numer telefonu,
• dane finansowe,
• numery rachunków bankowych,
• dokumenty księgowe,
• faktury,
• umowy,
• dokumenty podatkowe,
• listy płac,
• dane pracowników klientów,
• dane zawarte w dokumentacji kadrowo-płacowej,
• dane logowania do systemów, jeżeli są niezbędne do wykonania usługi i zostały przekazane przez klienta,
• dane zawarte w korespondencji e-mailowej, pocztowej lub przekazanej osobiście,
• dane podane w formularzu kontaktowym na stronie internetowej.

W przypadku obsługi kadrowo-płacowej możemy przetwarzać również dane pracowników, współpracowników lub zleceniobiorców naszych klientów, jeżeli jest to konieczne do prawidłowego wykonania usługi.

5. Źródło danych osobowych

Dane osobowe otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od klientów lub osób kontaktujących się z nami.

Dane mogą być przekazywane w szczególności:

• osobiście,
• pocztą elektroniczną,
• pocztą tradycyjną,
• za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie internetowej.

Jeżeli klient przekazuje nam dane swoich pracowników, współpracowników, kontrahentów lub innych osób, odpowiada za to, aby przekazanie tych danych było zgodne z prawem.

6. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy mamy do tego odpowiednią podstawę prawną.

6.1. Kontakt i obsługa zapytań

Jeżeli kontaktujesz się z nami przez formularz kontaktowy, e-mail, telefon lub pocztę, przetwarzamy Twoje dane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań i prowadzeniu komunikacji.

Jeżeli kontakt prowadzi do zawarcia umowy, podstawą może być także:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania zmierzające do zawarcia umowy.

6.2. Zawarcie i wykonanie umowy

Dane klientów przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług księgowych, rachunkowych, podatkowych lub kadrowo-płacowych.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem.

6.3. Wypełnianie obowiązków prawnych

Dane osobowe przetwarzamy również w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, rachunkowych, ubezpieczeniowych, kadrowych i prawa pracy.

Dotyczy to między innymi przygotowywania deklaracji, prowadzenia dokumentacji księgowej, sporządzania rozliczeń podatkowych, obsługi ZUS, prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej oraz przechowywania dokumentów przez wymagany przepisami okres.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny ciążący na Administratorze.

6.4. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z prowadzoną działalnością.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie swoich praw.

6.5. Obsługa strony internetowej

Podczas korzystania ze strony internetowej mogą być przetwarzane podstawowe dane techniczne, takie jak adres IP, dane o przeglądarce, systemie operacyjnym, dacie i czasie odwiedzin oraz informacje o korzystaniu ze strony.

Dane te są przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, jej bezpieczeństwa oraz obsługi plików cookies.

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu i zabezpieczeniu strony internetowej.

7. Formularz kontaktowy

Na stronie internetowej dostępny jest formularz kontaktowy.

W formularzu możemy prosić o podanie takich danych jak:

• imię,
• adres e-mail,
• treść wiadomości.

Dane podane w formularzu są wykorzystywane wyłącznie w celu obsługi zapytania, udzielenia odpowiedzi i prowadzenia dalszej korespondencji.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wysłania zapytania i otrzymania odpowiedzi.

8. Newsletter

Biuro nie prowadzi newslettera. Dane osobowe nie są przetwarzane w celu wysyłki newslettera.

9. Konto klienta i logowanie na stronie

Strona internetowa nie umożliwia rejestracji konta użytkownika ani logowania klientów.

10. Pliki cookies

Strona internetowa wykorzystuje pliki cookies.

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej. Mogą być wykorzystywane do zapewnienia prawidłowego działania strony, zapamiętania wybranych ustawień lub poprawy wygody korzystania ze strony.

Administrator może wykorzystywać w szczególności:

• cookies techniczne, niezbędne do prawidłowego działania strony,
• cookies funkcjonalne, ułatwiające korzystanie ze strony.

Zgodnie z przekazanymi informacjami Administrator nie korzysta z narzędzi analitycznych ani marketingowych, takich jak Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, Google Ads lub reCAPTCHA.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje strony.

11. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji usług, obowiązków prawnych lub prawnie uzasadnionych interesów Administratora.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• organy publiczne, w tym Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz inne instytucje, gdy wynika to z przepisów prawa,
• dostawcy oprogramowania i systemów wykorzystywanych do obsługi księgowej, podatkowej i kadrowej,
• dostawcy usług poczty elektronicznej,
• dostawcy hostingu strony internetowej,
• operatorzy pocztowi i kurierscy,
• banki, jeżeli jest to konieczne do rozliczeń,
• podmioty świadczące obsługę informatyczną, jeżeli taka obsługa będzie wykorzystywana,
• podmioty świadczące usługi prawne lub doradcze, jeżeli będzie to potrzebne do ochrony praw Administratora.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych i nie udostępnia ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.

12. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie

Jeżeli Administrator korzysta z usług podmiotów, które przetwarzają dane osobowe w jego imieniu, zawiera z nimi odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych, o ile jest to wymagane przepisami RODO.

Dotyczy to w szczególności dostawców hostingu, poczty elektronicznej, oprogramowania księgowego, systemów informatycznych lub usług IT, jeżeli w ramach tych usług dochodzi do przetwarzania danych osobowych.

13. Systemy i narzędzia wykorzystywane przy przetwarzaniu danych

W ramach prowadzonej działalności Administrator może korzystać w szczególności z następujących systemów i narzędzi:

• Insert,
• e-Deklaracje,
• ePUAP,
• ZUS PUE,
• mObywatel,
• e-Urząd Skarbowy.

Dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania usług, obsługi klientów, realizacji obowiązków prawnych oraz kontaktu z urzędami.

14. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Zgodnie z przekazanymi informacjami Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli w przyszłości miałoby dojść do korzystania z narzędzi lub usług, które powodują przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, będzie się to odbywać wyłącznie zgodnie z zasadami określonymi w RODO, w szczególności przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń prawnych.

15. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do zabezpieczenia roszczeń.

W szczególności:

• dane przetwarzane w celu obsługi zapytania przechowujemy przez czas potrzebny do zakończenia korespondencji, a następnie przez okres niezbędny do wykazania jej przebiegu lub obrony przed roszczeniami,
• dane klientów przetwarzane w związku z umową przechowujemy przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi, ubezpieczeniowymi lub innymi właściwymi przepisami,
• dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, co do zasady nie krócej niż przez okres wymagany dla celów podatkowych i rachunkowych,
• dane kadrowo-płacowe przechowujemy przez okres wynikający z przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i przepisów podatkowych,
• dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przechowujemy do czasu przedawnienia tych roszczeń,
• dane techniczne związane z działaniem strony internetowej przechowujemy przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony.

16. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.

W szczególności stosowane mogą być:

• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób uprawnionych,
• zabezpieczenie komputerów i systemów hasłami,
• stosowanie aktualnego oprogramowania,
• wykonywanie kopii zapasowych,
• przechowywanie dokumentów papierowych w sposób ograniczający dostęp osób nieuprawnionych,
• zachowanie poufności danych klientów,
• korzystanie z systemów i narzędzi zgodnie z ich przeznaczeniem oraz zasadami bezpieczeństwa.

17. Dane papierowe

Część dokumentów może być przetwarzana i przechowywana w formie papierowej.

Dokumenty papierowe są przechowywane w sposób ograniczający dostęp osób nieuprawnionych. Po upływie wymaganego okresu przechowywania dokumenty są usuwane lub niszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

18. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa określone w RODO.

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• otrzymania kopii danych,
• sprostowania nieprawidłowych danych,
• uzupełnienia niekompletnych danych,
• usunięcia danych, jeżeli zachodzą podstawy przewidziane prawem,
• ograniczenia przetwarzania danych,
• przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora,
• wycofania zgody, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać ze swoich praw, można skontaktować się z Administratorem:

e-mail: kontakt@onlineksiegowa.pl
telefon: 604 530 340
adres: Gutkowo 24A, 11-041 Gutkowo

19. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dane organu nadzorczego:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa
strona internetowa: https://uodo.gov.pl/

20. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach konieczne do skorzystania z usług Biura, zawarcia umowy, realizacji usług księgowych lub obsługi zapytania.

Niepodanie danych może uniemożliwić:

• udzielenie odpowiedzi na zapytanie,
• przygotowanie oferty,
• zawarcie lub wykonanie umowy,
• wykonanie usług księgowych, podatkowych lub kadrowo-płacowych,
• realizację obowiązków wynikających z przepisów prawa.

21. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby skutki prawne wobec osoby, której dane dotyczą, lub w podobny sposób istotnie na nią wpływało.

22. Media społecznościowe

Zgodnie z przekazanymi informacjami Biuro nie prowadzi profili w mediach społecznościowych, które byłyby objęte niniejszą Polityką prywatności.

Jeżeli w przyszłości Biuro zacznie korzystać z mediów społecznościowych, niniejsza Polityka prywatności może zostać odpowiednio zaktualizowana.

23. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności, w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• zmiany zakresu świadczonych usług,
• zmiany sposobów przetwarzania danych,
• zmiany narzędzi lub systemów wykorzystywanych do przetwarzania danych,
• zmiany funkcji dostępnych na stronie internetowej.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie internetowej Administratora.